Сотрудники некоторых современных компаний до сих пересылают документы по почте или e-mail. Это не только занимает очень много времени, но еще и небезопасно. Все больше предприятий отдает предпочтение использованию систем электронного документооборота https://www.target-tech.ru/ (СЭД). Какими же преимуществами и недостатками они обладают?
Основные особенности СЭД
Электронный документооборот позволяет значительно ускорить бизнес-процессы компании. Доставка бумаг почтой занимает несколько дней. А при использовании СЭД это занимает всего несколько секунд, даже если филиалы находятся на расстоянии тысячи километров друг от друга .
Еще одно важное преимущество — безопасность. Злоумышленники могут получить доступ к электронной почте одного из сотрудников и скомпрометировать всю компанию. СЭД же является специализированным и хорошо защищенным программным обеспечением, взломать которое гораздо гораздо сложнее.
У СЭД есть и другие преимущества. Все бумаги в ней имеют юридическую силу: могут быть подписаны при помощи ЭЦП, предъявлены в суде и т. д. Также такое ПО обеспечивает полную прозрачность документооборота. Можно в любой момент узнать, что происходит с любой бумагой в системе. Кроме того, ПО позволяет перевести архив из бумажного в электронный формат, что намного удобнее.
Однако у СЭД имеются и недостатки. Это достаточно сложное ПО, поэтому потребуется потратить время на обучение сотрудников. Интеграция системы тоже происходит не сразу. Некоторые люди боятся, что поломка жесткого диска может привести к утере всего архива, но решить эту проблему можно легко решить регулярным резервным копированием. Таким образом, положительных сторон у СЭД гораздо больше, чем отрицательных.
Добавить комментарий